Project Human Resources Management

on going....

Minutes of Meeting

on going...

Project Charter

Dalam manajemen proyek, project charter merupakan dokumen yang menegaskan mengenai dari ruang lingkup, tujuan dan peserta dalam sebuah proyek. Ini memberikan penggambaran awal dari peran dan tanggung jawab, menguraikan tujuan proyek, mengidentifikasi stakeholder utama, dan mendefinisikan kewenangan manajer proyek. Ini berfungsi sebagai referensi kewenangan untuk masa depan proyek.

Project charter biasanya dokumen pendek yang mengacu pada dokumen yang lebih rinci seperti permintaan penawaran baru atau permintaan proposal, merupakan lembar perjanjian antara project team dengan shareholder yang menjelaskan tentang alasan kenapa proyek ini dijalankan, fokus, dan tujuannya. Project Charter juga menjelaskan tentang sumber daya yang dibutuhkan tim agar project berhasil. Project charter menetapkan otoritas ditugaskan untuk manajer proyek, terutama dalam lingkungan manajemen matriks .

Tujuan dari project charter adalah untuk mendokumentasikan:

• Alasan untuk melakukan proyek
• Tujuan dan kendala proyek
• Identitas para stakeholder utama
• Hal-hal apa saja yang akan dilakukan dan yang tidak dilakukan
• Sasaran manfaat proyek
• Anggaran belanja Menjelaskan apa yang dibutuhkan oleh tim
• Mengklarifikasi apa yang diinginkan oleh tim
• Menjaga fokus tim
• Menyelaraskan tujuan tim dan tujuan organisasi

Alasan utama penggunaan project charter:

• Untuk mengotorisasi.
• Berfungsi sebagai dokumen penjualan utama.
• Sebagai titik fokus sepanjang.

Project charter dibuat pada saat meeting pertama dengan tim proyek (kick-off meeting), biasanya Sponsor membuat draft terlebih dahulu, yang berisi apa-apa yang diinginkannya kemudian diklarifikasi dan disempurnakan oleh tim. Project charter memiliki beberapa elemen sebagai berikut:

1. Business Case
Menjelaskan tentang kondisi saat ini, dan menekankan pada betapa kritis permasalahan ini dan alasan mengapa project ini penting untuk dijalankan sekarang.

2. Problem dan Goal
Specific (tujuan dari project ini spesifik dan jelas terindentifikasi)
Measureable (mempunyai alat ukur sebagai parameter kesuksesan)
Attainable (tujuan project harus menantang namun memiliki tingkat keberhasilan yang tinggi)
Relevant (berhubungan langsung dengan tujuan bisnis)
Time bound (project harus memiliki jangka waktu)

3. Ruang lingkup project (Scope)
Area/proses/departemen mana saja yang dilibatkan dan tidak dilibatkan dalam project ini. Apa batasan proses yang akan dilakukan? Apa saja yang akan dilakukan? Apa saja yang tidak termasuk dalam lingkup pekerjaan ini? Dimana titik mulai dan titik selesainya

4. Roles & Milestone
Tentukan durasi project, tetapkan siapa saja yang terlibat dalam project, dan jelaskan sumber daya yang dibutuhkan.

5. Project Benefit
Menjelaskan potensi keuntungan yang didapat dari menjalankan project ini. Di dalamnya dapat pula dantumkan formulasi perhitungan dari keuntungan yang didapat.








6. Project Budget
Adalah rencana anggaran awal yang direncakana akan digunakan untuk mendanai seluruh kegiatan proyek. Anggaran ini harus di state dengan jelas. dapat dicantumkan jumlah globalnya saja, dalam item-item penting saja atau dapat pula dalam bentuk yang lebih detail.

Referensi:


http://www.sixsigmaindonesia.com/project-charter/

Inisialisasi Proyek

Technical Meeting

Participant:
1. Irmasari Hafidz
2. Mahasiswa MPTI Kelas C
Tanggal: 15 Maret 2012
Tempat: Ruang TC 107 Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informatika ITS
Project Biding: Pembuatan Website
Disepakati: Website Alumni Jurusan Sistem informasi ITS
Lain-Lain Requirement Awal Website:
- Informatif
- Tidak berorientasi pada penggunaan data base

Penunjukan Team Project:
1. Project Manager : Annis Paramita Dila
2. System Analyser : Candra Dwi Aprida
3. Design : IGM Ananda Bagus Yudanta
4. Software Engineering : Teguh Iman Hermanto
5. Technical and Legal Drafting : Eko Siyam Budiyanto

MPTI Class C: Team 2nd

Founded:
08 Maret 2012
@Plasa Sistem Informasi
on Kuliah MPTI

Semangat Reeeekk...!!!!!!!!!!!

Project Manager:

Annis Paramita Dilla


System Analyst:
Candra Dwi Aprida


    Technical and LegaL Writting:
    Eko Siyam Budiyanto
   

 User Interface and Design:
Igm Ananda Bagus Yudanto




Software Engineering:
Teguh Iman Hermanto

Type Kepemimpinan

Berdasarkan pengalaman sejarah, ada beberapa gaya pemimpin besar yang terkenal yang mampu memajukan organisasinya atau paling tidak, menjadikannya populer di dunia. Masing-masing memiliki ciri dan gayanya sendiri-sendiri, tak terlepas dari kelebihan dan kekurangan yang menyertainya. Berikut adalah beberapa gaya kepemimpinan tersebut:

A. Otoriter

Pemimpin Otoriter menganut paham bahwa dirinya adalah segalanya. Pemimpin yang membuat aturan dan orang-orang didalam organisasinya harus mematuhi apapun yang dikehendaki dan menjadi keputusannya. 

Moammar Khadafi dari Libya dan Louis XIV dari Perancis adalah sedikit contoh pemimpin yang memiliki tipe otoriter dalam memegang wewenang dan kekuasaannya. Ucapan Louis XIV, “L’etat ces moi” yang sangat terkenal itu menunjukkan betapa arogannya penguasa yang satu ini. Yang menganggap bahwa negara adalah dirinya. Bahwa apa yang menjadi keinginannya itulah yang berlaku sebagai hukum yang harus dipatuhi dan dilaksanakan di negara Perancis saat itu. Demikian halnya dengan Moammar Khadaffi yang menganggap Libya adalah keluarga miliknya, dan dia adalah pemimpin keluarga tesebut.

Kelebihan:

• Tujuan lebih mudah dicapai, karena hanya mengadopsi kepentingan satu orang.
• Dengan alasan yang sama, tidak pernah terjadi konflik kepentingan dalam organisasi.
• Pengambilan keputusan mudah dilakukan.

Kekurangan:

• Anggota organisasi tidak bisa berinovasi, minim kreasi
• Anggota organisasi tidak bisa menyampaikan pendapatnya dan tidak memiliki posisi tawar dalam pengambilan keputusan
• Pemimpin terlalu berkuasa, sehingga biasanya sering terjadi abuse of power

B. Militer

Sesuai dengan namanya, tipe kepemimpinan ini menggunakan kekuasaan dan wewenang formal di dunia militer dan berbasis pada kekuatan angkatan bersenjata yang dimiliki untuk mem-back up threatment dari luar. Di dalamnya hanya ada satu garis komando: atasan. Di sini atasan berkuasa dan bertanggung jawab penuh terhadap bawahannya. Segala perintah atasan, adalah order yang tidak bisa dibantah dan harus dilaksanakan oleh bawahan.

Soeharto bisa menjadi contoh gaya kepemimpinan militer. Dengan didukung kekuatan militer sekaligus sebagai pemimpin tertinggi TNI/ABRI, setiap kata-katanya adalah perintah yang harus dilaksanakan. Kala itu tak seorang pun yang berani bersuara untuk menentang kebijaksanaannya. Dukungan penuh dari Kopassus kala itu menjadikan militer Indonesia menjadi salah satu yang paling menakutkan di dunia, bahkan CIA pun segan.

Kelebihan:

• Hanya ada satu garis komando, sehingga jelas wewenang dan tanggung jawabnya
• Keputusan mudah diambil.
• Adanya kejelasan peran dan tanggung jawab masing-masing dengan tingkat konsekuensi yang tinggi.

Kekurangan:

• Bawahan/anggota tidak memiliki hak dan kontribusi apapun dalam pengambilan keputusan.
• Terlalu kaku dan formal
• Kurang menghargai pendapat anggota, anggota hanya bisa berpendapat jika diminta pendapatnya saja.
• Terlalu bergantung pada atasan, jika tidak ada atasan, bawahan ini seperti anak ayam kehilangan induknya.

C. Father/Kebapakan

Gaya ini menempatkan pemimpin layaknya seorang ayah bagi organisasi dan anggota yang lainnya. Pemimpin lebih tahu dalam segala hal daripada anggotanya. Sehingga pemimpinlah yang mengarahkan anggotanya layaknya ayah membimbing anak-anaknya.

Soeharto juga layak menjadi contoh tipe pemimpin ini. Caranya mengatur pemerintahan yang kalem dan mengayomi menunjukkan salah satu cirinya. 

Kelebihan:

• Mudah mengambil keputusan
• Keputusannya sangat dihormati, bijaksana
• Mendengarkan keluhan anggota
• Mengayomi kepentingan anggota

Kekurangan

• Menganggap anggotanya masih belum dewasa, kurang pengetahuan dan skill
• Menganggap pemimpin tahu segalanya

D. Kharismatik

Max weber mendefinisikan kepemimpinan kharismatik sebagai pengabdian diri terhadap kesucian, kepahlawanan tertentu, atau sifat yang patut dicontoh dari seseorang, dan dari corak tata tertib yang diperlihatkan olehnya. Dari pengertian tersebut diinginkan seorang pemimpin yang bisa menjunjung tinggi kejujuran, sikap kepahlawanan, yang diaplikasikan dari kebijakan yang diterapkan. Pemimpin yang kharismatik adalah pemimpin yang dalam kepemimpinanya dipercaya secara penuh oleh masyarakat. Ia mendapat tempat yang istimewa di hadapan masyarakat. Ia dipuja, dicintai, dihormati, dihargai, dan sebagainya. Dalam melaksanakan perintah ia dapat dengan mudah melakukannya karena rakyat telah percaya padanya.

Dalam penafsiran yang lain mengatakan bahwa kepemimpinan kharismatik adalah kepemimpinan yang hanya bersumber dari kharisma. Dimana charisma diartikan dengan orang yang memiliki keahlian tersendiri yang tidak dimiliki oleh orang lain seperti hal hal gaib dan sebagainya. Memang itu sebagai kelemahan dari kepemimpinan kharismatik.

Diperlukan kualitas kepribadian dan berbagai kualitas lain yang memancarkan citra yang penuh kepercayaan diri dan daya tarik serta daya pesona sehingga seseorang dapat digolongkan sebagai manusia yang kharismatik. Meskipun tidak semua pemimpin kharismatik memiliki perpaduan kualitas yang sama, namun terdapat sejumlah kualitas yang secara umum dimiliki oleh pemimpin kharismatik. Beberapa orang memang memiliki salah satu atau lebih kualitas atau atribut, namun orang kharismatik cenderung memiliki kualitas atau atribut dalam jumlah yang luar biasa seperti : 

1) Tingkat energi tinggi,

2) Vitalitas tidak terbatas,

3) Keberanian,

4) Bakat yang luar biasa,

5) Kecerdasan yang sangat tinggi,

6) Postur tubuh yang indah,

7) Wajah yang menawan,

8) Sikap yang tenang meskipun dibawah tekanan,

9) Kesadaran yang kuat tentang diri pribadi,

10) Kemampuan menentukan arah dan tujuan,

11) Komitmen yang tinggi serta tekad untuk berhasil.  

Masih ingat Presiden Soekarno? Ya, Bung Karno adalah gambaran yang sangat jelas mengenai sosok pemimpin kharismatik. Pesona pribadinya mampu membuat rakyat Indonesia mematuhinya dengan penuh hormat. Setiap orasinya dalam pidato-pidatonya mampu meningkatkan moral bangsa Indonesia kala itu dan membuat kecut nyali lawan. 

Mengingat latar belakang indonesia sebagai negara miskin baru merdeka, betapa kharismanya yang luar biasa, membuat “Dwikora”-nya kala itu membuat Inggris di Malaysia gentar. Juga penolakannya terhadap bantuan Amerika dengan slogan terkenalnya “Go to hell with your aids” membuat Indonesia lebih dipandang di dunia meskipun miskin dan tertinggal.

Kelebihan

• Lebih mudah mengambil keputusan
• Mudah mempengaruhi anggota, sehingga jarang terjadi konflik berkepanjangan
• Manejemen konflik lebih baik
• Tidak memandang harta dan kekayaan sebagai latar belakang seseorang
• Akan sangat mudah di dalam memimpin suatu lembaga/organisasi, karenakan seluruh anggota dalamnya mempunyai loyalitas yang tinggi kepada pemimpinnya

Kekurangan:

• Kadangkala rakyat/anggota yang fanatik akan mengikuti pemimpinnya yang kharismatik walaupun kebijakan yang dibuatnya salah.
• Terkadang, pemimpin ini dipilih hanya berdasarkann kharismanya saja, padahal sebenarnya uncapable.

E. Demokratis

Kepemimpinan demokratis ditandai dengan adanya suatu struktur yang pengembangannya menggunakan pendekatan pengambilan keputusan yang kooperatif. Dibawah kepemimpinan demokratis bawahan cenderung bermoral tinggi, dapat bekerja sama, mengutamakan mutu kerja dan dapat mengarahkan diri sendiri (Rivai, 2006).

Menurut Robbins dan Coulter (2002), gaya kepemimpinan demokratis mendeskripsikan pemimpin yang cenderung mengikutsertakan karyawan dalam pengambilan keputusan, mendelegasikan kekuasaan, mendorong partisipasi karyawan dalam menentukan bagaimana metode kerja dan tujuan yang ingin dicapai, dan memandang umpan balik sebagai suatu kesempatan untuk melatih karyawan

Jerris (1999) menyatakan bahwa gaya kepemimpinan yang menghargai kemampuan karyawan untuk mendistribusikan knowledge dan kreativitas untuk meningkatkan servis, mengembangkan usaha, dan menghasilkan banyak keuntungan dapat menjadi motivator bagi karyawan dalam bekerja.

Ciri-ciri gaya kepemimpinan demokratis (Sukanto, 1987):

1. Semua kebijaksanaan terjadi pada kelompok diskusi dan keputusan diambil dengan dorongan dan bantuan dari pemimpin.
2. Kegiatan-kegiatan didiskusikan, langkah-langkah umum untuk tujuan kelompok dibuat, dan jika dibutuhkan petunjuk-petunjuk teknis pemimpin menyarankan dua atau lebih alternatif prosedur yang dapat dipilih.
3. Para anggota bebas bekerja dengan siapa saja yang mereka pilih dan pembagian tugas ditentukan oleh kelompok.

Saat ini hampir semua negara di dunia menganut paham ini, karena menganggap lebih manusiawi dan lebih menghargai hak-hak orang banyak. Di sini saya mengambil Gus Dur, sebagai contohnya. Contoh paling ekstrimnya adalah ketka pada tahun 1999, beliau memberikan kebebasan sepenuhnya bagi warga untuk menganut agama dan kepercayaannya masing-masing berikut dengan tradisi-tradisi yang melekat di dalamnya. Terutama adalah bagi warga keturunan China di Indonesia. Dimana sebelumnya, warga ini mengalami diskriminasi dalam hal agama dan kebudayaan. Dengan Gus Dur yang memberikan jaminan kebebasan, kini semua warga memiliki kebebasan yang sama untuk berekspresi.

Kelebihan:

• Aspirasi setiap orang dapat diakomodasi
• Lebih menghargai setiap anggota dengan segala kepentingan dan latar belakangnya
• Pengambilan keputusan lebih menekankan pada kepentingan bersama

Kekurangan:

• Sulit mengambil keputusan, terkadang membutuhkan waktu yang lama
• Rawan konflik kepentingan

DownLoad Versi PDF
 

Team Building

A.    Kerja sama

Sifat manusia sebagai makhluk sosial, yang tidak mampu berdiri sendiri tanpa bantuan manusia lain mendorong manusia untuk bekerja sama dengan manusia lain untuk mencapai tujuan. Oleh karena itulah manusia membentuk kelompok-kelompok bersama untuk bersama-sama dengan sinergi yang baik, bekerja mencapai tujuan dimaksud.

Kelompok dapat diartikan sebagai kumpulan yang terbentuk dari dua orang atau lebih. Sedangkan kerja sama dapat diartikan sebagai kesepakatan yang dilakukan oleh kelompok untuk melakukan sesuatu yang saling menguntungkan atau untuk tujuan bersama yang telah disepakati. 

    Moh. Jafar Hafsah menyebut kerja sama ini dengan istilah “kemitraan”, yang artinya adalah “suatu strategi bisnis yang dilakukan oleh dua pihak atau lebih dalam jangka waktu tertentu untuk meraih keuntungan bersama dengan prisip saling membutuhkan dan saling membesarkan.” 

    H. Kusnadi mengartikan kerja sama sebagai “dua orang atau lebih untuk melakukan aktivitas bersama yang dilakukan secara terpadu yang diarahkan kepada suatu target atau tujuan tertentu.”

Sehingga Team Building ini dapat kita artikan sebagai upaya bersama untuk membangun kerjasama yang sinergis dan solid dalam sebuah kelompok untuk mencapai tujuan bersama. Dalam konteks Manajemen Proyek TI, berarti tujuan bersama dimaksud adalah menyelesaikan proyek yang berhubungan dengan Teknologi Informasi yang telah disepakati dan menjadi tanggung jawab bersama.

1         1.    Syarat terbentuknya Team

Sebuah Team, dapat terbentuk apabila ada orang-orang yang bergabung dalam kelompok, baik secara sukarela maupun “terpaksa”. Sukarela, jika kelompok yang terbentuk bergabung atas kehendak sendiri, misalnya dengan teman-teman sepermainan atau sedaerah. Kelompok-kelompok seperti ini biasanya bersifat informal, dimana tidak ada aturan tertulis yang mengatur masing-masing anggotanya.

Sedangkan kelompok yang kedua adalah kelompok yang formal. Beberapa diantaranya terbentuk dengan “terpaksa”, misalnya Organisasi Siswa Intra Sekolah dan Korps Pegawai Negeri, dimana semua siswa harus bergabung didalam OSIS demikian juga para pegawai negeri wajib hukumnya menjadi anggota Korpri. Kelompok Formal ini memiliki aturan yang jelas mengenai organisasi, tugas, peran, wewenang dan tanggung jawab masing-masing anggotanya dituangkan secara jelas dalam aturan bersama yang menjadi patokan (AD/ART) yang harus dipatuhi semua anggotanya.

 

Secara umum, alasan terbentuknya kelompok antara lain sebagai berikut:

-        Adanya kesamaan visi dan misi

-        Kesetaraan Kemampuan

-        Adanya reward yang lebih baik

-        Keharusan

-        Kedekatan fisik dan emosional

2          2.      Proses terbentuknya Team

  -  Pembentukan (Forming)

Pada tahap awal ini biasanya ditandai dengan idealisme dari masing-masing anggota yang masih tinggi, semua masih berpikir dalam kerangka konsep pribadinya masing-masing. Si A dengan kompetensi XXX fokus pada pekerjaan 1. Si B dengan kapabilitas di bidang YYY fokus pada pekerjaan maksakan” idenya untuk diterima dalam kelompok dengan kukuh mempertahankan idealismenya masing-masing atau yang lebih tepat kita sebut dengan “mempertah2, dan seterusnya. Masing-masing masih berusaha “meankan egonya masing-masing”

 -   Konflik (Storming)

Pada tahapan selanjutnya, yang justru terjadi adalah konflik kepentingan antara anggota kelompok. Untuk mengatasinya, diperlukanlah storming, adalah pemecahan masalah bersama yaitu menyatukan dan mensinergikan kompetensi dan kepentingan setiap anggota kelompok, untuk dapat terus berjalan menggapai tujuan bersama

  -  Pembentukan Peratutan (Norming)

Setelah masalah konflik dapat diatasi, tahapan selanjutnya adalah pembentukan norma dan aturan bersama, yang mana aturan inilah yang akan digunakan dan dipatuhi jika terjadi konflik. Dan akan digunakan sebagai pedoman untuk bekerja sama dalam team dan menyelesaikan proyek yang menjadi tanggung jawabnya. Di dalamnya termasuk tugas dan tanggung jawab setiap anggota.

  -  Role (Performing)

Tahapan selanjutnya adalah dimana setiap anggota menunjukkan kemampuan terbaiknya dan bekerja sama untuk menyelesaikan proyek, yang disebut Performing.

  -  Evaluasi (Adjourning)

Dan Tahap akhirnya adalah evaluating. Yaitu setelah selesai perform, perlu dievaluasi apakah team yang telah terbentuk ini akan dipertahankan untuk next cycle project ataukah dibubarkan. Tentu saja ini, relatif, sesuai dengan kebutuhan dan kesepakatan bersama anggota-anggotanya.

B.    Kepemimpinan

Di dalam kelompok, peran seorang pemimpin adalah sangat vital, karena pemimpinlah yang akan mengorganisasikan kelompok untuk dapat berjalan sinergis, mendorong kelompok untuk lebih perform, mengambil keputusan yang tepat, mengatasi konflik dalam kelompok dan sebagainya. Oleh karena itu, seorang pemimpin haruslah seorang yang memiliki kapabilitas yang dapat memajukan kelompoknya.

1         1.    Karakter Pemimpin

            Untuk itu semua, hendaknya pemimpin memiliki karakteristik sebagai berikut:

·        Bertanggung Jawab

·        Memiliki kemampuan dalam pengambilan keputusan

·        Visioner

·        Tegas

·        Bijaksana

·        Mampu mengatur

·        Cerdas

·        Berwasasan Luas

·        Adil

·        Mampu memotivasi dan menjadi teladan

·        Disiplin

·        Memiliki Integritas

·        Berdedikasi tinggi

·        Dapat Dipercaya

·        Kritis

·        Responsif

·        Profesional

Dan masih banyak lagi sifat positif yang hendaknya dimiliki oleh seorang pemimpin.

2   2.   Pimpinan vs Pemimpin

Apakah semua pimpinan adalah pemimpin? Atau apakah sebaliknya? Dalam konteks manajemen pemimpin dan pimpinan adalah dual hal yang berbeda. Pimpinan, mengacu pada atribut sosial yang melekat pada diri seseorang, status formal dan jabatan yang diberikan/ditetapkan untuk memegang suatu tugas tertentu (atasan, boss). Sedangkan pemimpin merujuk pada karakteristik yang melekat pada pribadi seseorang, yang menjadikan seseorang itu mampu mengorganisasi dengan baik, orang-orang dalam kelompoknya (manager). Jadi tidak semua pimpinan mampu menjadi pemimpin yang baik, dan seorang pemimpin, jika dijadikan pimpinan, maka ia akan tumbuh menjadi pimpinan yang baik. 

Download Versi PDF

Siklus Hidup Produk

Predictive life cycle

Siklus hidup prediktif mensyaratkan bahwa lingkup proyek didefinisikan secara jelas di awal untuk menyertakan dan menentukan jadwal dan biaya proyek. Sebagian besar waktu dihabiskan untuk memperjelas persyaratan perangkat lunak sebelum segala sesuatunya  dimulai. Dalam siklus hidup prediktif, ada beberapa model yang dikembangkan yaitu: 

 1     Waterfall Model

Adalah model pengembangan yang paling tradisional yang digunakan. Model ini memiliki struktur top-down, atau linier . Biasanya fase yang sudah dilalui tidak diulangi,  walaupun mungkin diperlukan adanya  tumpang tindih antara fase yang berbeda jika perlu. Umumnya, output dari setiap tahap menjadi masukan untuk selanjutnya.

2.   Spiral Model

Model siklus spiral berbeda dari pendekatan linear yang terkait dengan siklus hidup waterfall dalam fase set yang sama,  siklus hidup spiral sifatnya berulang. Tahap seperti perencanaan, pengembangan, konstruksi, dan evaluasi mengalami beberapa kali iterasi sampai produk akhir selesai.

3.    Incremental Build Model

siklus hidup ini menyediakan pengembangan perangkat lunak progresif operasional, dengan setiap rilis menambahkan kemampuan baru. Sebetulnya sama dengan model spiral, hal yang membuatnya berbeda  dari siklus hidup spiral adalah di mana bagian-bagian dari proyek ini dibuat dan diuji secara terpisah

4.   Prototyping Model

Model prototipe melibatkan keterlibatan pengguna utama sementara pengembang menghasilkan persyaratan fungsional dan spesifikasi desain fisik secara bersamaan. Sebuah model dibuat yang dianalisis, diperiksa, dan diuji oleh pekerja ahli yang kemudian dapat memberikan rekomendasi untuk perbaikan

5.    Rapid Application Development (RAD) Model

model siklus hidup ini berfokus pada membangun aplikasi dalam jumlah yang sangat singkat dengan kompromi dalam kegunaan, fitur, dan / atau kecepatan eksekusi. Penekanan pada kecepatan membantu memastikan bahwa kebutuhan klien tidak berubah sebelum siklus selesai, seperti yang sering terjadi ketika menerapkan model waterfall siklus hidup di masa lalu.

Adaptive Software Development (ASD) life cycle

Type siklus hidup adaptif ini biasanya dikembangkan pada perangkat lunak yang dibangun berdasarkan misi dan komponen, proyek ini biasanya di bangun dalam siklus-siklus berbasis waktu misal mingguan, karena untuk memenuhi tanggal-tanggal target proyek.

ASD adalah misi driven, siklusnya berulang dan adaptive terhadap perubahan. Model ini sangat baik  digunakan ketika requirement tidak dapat dinyatakan dengan jelas di awal siklus. ASD awalnya tumbuh dari pengembangan aplikasi cepat. Bertentangan dengan RAD,  ASD menyediakan untuk adaptasi terus menerus untuk keadaan yang muncul dari proyek. Baru-baru ini, pengembangan perangkat lunak jangka pendek  telah menjadi populer dan dipertukarkan dengan pengembangan perangkat lunak adaptif. Ada dua model dalam siklus ASD yaitu pemrograman ekstrim dan Scrum.

1.   Extreme Programming

Pemrograman ekstrem (XP) berfokus terutama pada pengurangan biaya perubahan dengan memperkenalkan praktik yang lebih fleksibel dalam kegiatan sehari-hari. Beberapa nilai-nilai pemrograman ekstrim menekankan komunikasi dan kesederhanaan. Dalam kolaborasi pengguna dan programmer membutuhkan komunikasi yang cepat di mana informasi harus didistribusikan dengan cepat di antara anggota tim. XP juga mempromosikan solusi sederhana Dalam pendekatan ini, fokusnya adalah pada pemenuhan kebutuhan hari ini, daripada besok. Kelemahannya menumpuk lebih banyak pekerjaan di masa depan. 

2.     Scrums

Scrums mirip dengan model siklus hidup yaitu  menggunakan pendekatan iteratif untuk mengatasi kebutuhan yang terus berubah. Perbedaannya adalah dengan scrum, ini pengulangan bersifat dan dilakukan sangat cepat, yang biasanya terakhir sekitar tiga puluh hari. Dalam model ini, fokus tim hanya pada bagian kerja mereka sendiri-sendiri, sementara seorang manajer proyek mengkoordinasikan pekerjaan secara keseluruhan. Salah satu prioritas utama dari seorang manajer proyek adalah untuk mengidentifikasi dan menghilangkan kendala yang dapat menghambat kemampuan tim 'untuk mencapai tujuan mereka.

Apapun yang satu model memilih, seorang manajer proyek harus meninjau setiap tahapan siklus sebelum melanjutkan ke tahapan  berikutnya. Alasan untuk ini adalah bahwa sebagai proyek yang berlanjut, organisasi biasanya perlu mengeluarkan lebih banyak uang dan sumber daya untuk itu. Karena berbagai faktor seperti kompatibilitas dengan tujuan organisasi lain, potensi keberhasilan, dan biaya, mungkin memerlukan pengaturan ulang atau bahkan penghentian. Sesi review ini oleh manajemen disebut sebagai fase keluar atau kill point. Ini adalah aspek yang sangat penting dari siklus hidup untuk menjaga proyek tetap pada jalurnya.

Download versi PDF

Siklus Hidup dan Fase Proyek

Siklus hidup proyek adalah kumpulan dari tahapan proyek umumnya berurutan dan kadang-kadang tumpang tindih yang nama dan jumlah yang ditentukan oleh kebutuhan pengelolaan dan pengendalian organisasi atau organisasi yang terlibat dalam proyek, sifat proyek itu sendiri, dan cakupan aplikasi aplikasi. Sebuah siklus hidup dapat didokumentasikan dengan metodologi.

Siklus hidup proyek tersebut dapat ditentukan atau dibentuk oleh aspek-aspek unik dari industri, organisasi atau teknologi yang digunakan. Sementara setiap proyek memiliki awal yang pasti dan akhir yang pasti, tujuan spesifik dan kegiatan yang terjadi di antara akan sangat bervariasi dengan proyek. Siklus hidup memberikan kerangka dasar untuk mengelola proyek, terlepas dari pekerjaan tertentu yang ditangani.

Karakteristik Siklus Hidup Proyek

Proyek bervariasi dalam ukuran dan kompleksitas. Tidak peduli seberapa besar atau kecil, sederhana atau kompleks, semua proyek dapat dipetakan dengan struktur siklus hidup berikut:

·   Awal Proyek

·   Organisasi dan Persiapan Proyek

·   Melakukan pekerjaan proyek

·  Penutupan proyek.

Struktur umum siklus kehidupan sering disebut ketika berkomunikasi dengan manajemen atas atau badan lain yang kurang akrab dengan rincian proyek. Dalam konteks struktur siklus hidup generik, seorang manajer proyek dapat menentukan kebutuhan untuk kontrol yang lebih efektif atas kiriman tertentu. Proyek-proyek besar dan kompleks khususnya mungkin memerlukan tingkat tambahan kontrol. Dalam hal demikian, pekerjaan yang dilakukan untuk menyelesaikan tujuan proyek dapat mengambil manfaat dari yang secara resmi dibagi menjadi beberapa fase

Fase Proyek

Fase proyek adalah perpecahan di dalam sebuah proyek di mana kontrol ekstra yang dibutuhkan untuk secara efektif mengelola penyelesaian tujuan utama. Tahapan proyek biasanya diselesaikan secara berurutan, tetapi dapat tumpang tindih dalam beberapa situasi proyek.

Struktur fase memungkinkan proyek yang akan tersegmentasi menjadi beberapa bagian yang logis untuk kemudahan manajemen, perencanaan, dan pengendalian. Jumlah fase, kebutuhan untuk fase, dan tingkat kontrol diterapkan tergantung pada ukuran, kompleksitas, dan dampak potensial proyek. Terlepas dari jumlah fase yang terdiri dari sebuah proyek, semua fase memiliki karakteristik yang mirip, yaitu:

·        Fase Awal

Pada fase ini, baru dicari ide awal untuk membuat proyek, perencanaan proyek, alokasi sumber daya, membuat project charter, WBS dan sebagainya sebagai tahap awal persiapan proyek.

·        Fase Menengah

Ini adalah tahap eksekusi, dimana proyek berjalan. Disini mulai menggunakan sumber daya yang disediakan, proses pengendalian berjalan, menghadapi hambatan dan tantangan dan mencari penyelesaiannya, sampai pada akhirnya proyek dinyatakan selesai.

·        Fase Akhir

Fase terakhir sebelum proyek dihentikan. Ketika fase yang berurutan berakhir, penutupan sebuah fase berakhir dengan beberapa bentuk perpindahan hands off dari produk yang dihasilkan sebagai fase deliverable. Akhir fase merupakan titik awal untuk menilai kembali proyek jika diperlukan. Titik-titik yang disebut sebagai fase keluar, tonggak, gerbang fase, gerbang keputusan, gerbang panggung, atau fase pentutup setiap fase (kill poin). Fase yang berbeda biasanya memiliki durasi yang berbeda atau panjang.

Sebenarnya ada cara yang benar-benar tepat untuk menentukan struktur yang ideal untuk sebuah proyek. Meskipun dalam praktek umum sering dijumpai penggunaan struktur tertentu, proyek di industri yang sama atau bahkan di organisasi-sama mungkin memiliki variasi yang signifikan. Beberapa organisasi telah menetapkan kebijakan yang membakukan semua proyek, sementara yang lain memungkinkan tim manajemen proyek untuk memilih yang paling sesuai untuk proyek masing-masing. Semua bergantung pada karakteristik dan jenis-jenis proyek yang dilaksanakan itu sendiri.

sumber: PMBOK

Download versi PDF

Manajemen Stakeholder

Stakeholders atau pemangku kepentingan merupakan orang-orang yang terlibat (baik secara langsung maupun tidak langsung) dengan proyek dan orang-orang/lembaga yang dipengaruhi oleh aktivitas proyek maupun hasil dari proyek.

 

Clarkson (dalam artikel tahun 1994) mendefinisikan Stakeholders sebagai suatu kelompok atau individu yang menanggung suatu jenis risiko baik karena mereka telah melakukan investasi (material ataupun manusia) di perusahaan tersebut (‘Stakeholders sukarela’), ataupun karena mereka menghadapi risiko akibat kegiatan perusahaan tersebut (‘Stakeholders non-sukarela’). Karena itu, Stakeholders adalah pihak yang akan dipengaruhi secara langsung oleh keputusan dan strategi perusahaan.

Clarkson membagi Stakeholders menjadi dua: Stakeholders primer dan Stakeholders sekunder. Stakeholders primer adalah pihak di mana tanpa partisipasinya yang berkelanjutan organisasi tidak dapat bertahan. Contohnya adalah pemegang saham, investor, pekerja, pelanggan, dan pemasok. Menurut Clarkson, suatu perusahaan atau organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem Stakeholders primer – yang merupakan rangkaian kompleks hubungan antara kelompok-kelompok kepentingan yang mempunyai hak, tujuan, harapan, dan tanggung jawab yang berbeda. 

Stakeholders sekunder didefinisikan sebagai pihak yang mempengaruhi atau dipengaruhi oleh perusahaan, tapi mereka tidak terlibat dalam transaksi dengan perusahaan dan tidak begitu penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Contohnya adalah media dan berbagai kelompok kepentingan tertentu. Perusahaan tidak bergantung pada kelompok ini untuk kelangsungan hidupnya, tapi mereka bisa mempengaruhi kinerja perusahaan dengan mengganggu kelancaran bisnis perusahaan. 

Stakeholder, meliputi:

• Manajer Proyek
• Staff dan Pekerja proyek
• Pelanggan
• Pemilik  
• Supplier
• Kontraktor dan Subkontraktor
• Sponsor bisnis/investor
• Pemerintah
• Influencer (orang-orang yang terpengaruh oleh proyek); masyarakat sekitar proyek; media massa, pelaku bisnis terkait, bahkan termasuk orang-orang yang merasa dirugikan oleh keberadaan dan keberlangsungan proyek

Teknik Manajemen Stakeholder

Keberhasilan proyek tidak dapat dilepaskan terhadap seberapa baiknya hubungan antara project manager dengan stakeholder proyek. Hubungan tersebut harus bersifat kolaboratif yang saling menguntungkan dan mendukung dalam rangka mencapai target proyek.

Beberapa teknik yang dapat digunakan di lapangan pada proyek dengan high-visibility dan beragam kelompok stakeholder adalah sebagai berikut:

•  Build a Trusting, Collaborative Relationship With The Executive Sponsor :Suatu teknik dimana kepercayaan dibangun antar stakeholher, di samping itu juga membuat hubungan yang kolaboratif dengan sponsor utama. Jika proyek tidak memiliki sponsor, dapatkan minimal satu sponsor. Mintalah mentoring dan bimbingan dari sponsor tersebut.

• Establish a Governance Committee Consisting of The Project sponsor and Key Members of Management Impacted by the Project : Aplikasinya dapat dengan membangun suatu kerangka kerja untuk pengambilan keputusan yang efektif, fokus pada realisasi keuntungan proyek, pencapaian tujuan strategis, penempatan risiko, mengelola perubahan dan menetapkan ekspektasi
• Identify Key Stakeholder and Assess Their Political Influence : Teknik ini adalah dengan melakukan identifikasi semua stakeholder proyek, lalu menilai mereka dari aspek pengaruh secara politis yang mereka miliki atau dapat lakukan. Aplikasinya dapat berupa melaksanakan suatu analisa yang menentukan orang atau institusi yang penting yang memiliki perngaruh penting secara politis terhadap pelaksanaan proyek.
• Promote The Project As Important For Organizational Goals and Strategies : Teknik ini adalah dengan menemukan jalan untuk mempromosikan diri sendiri. Untuk itu haruslah sungguh-sungguh, berkompeten dan kredibel.
• Ensure Expected Benefit are Spesific, Measurable, Agreed to, Realistic and Time bound : Teknik ini dapat dilakukan dengan secara kontinyu menilai nilai dan dampak secara organisasi atas keuntungan proyek. Buatlah proyek saat ini memiliki sponsor bisnis yang bertanggung jawab dan akuntabel terhadap benefit yang diharapkan.
• Virtual Alliance Management : Strategi ini dapat dilakukan dengan bekerja sama dengan supplier, pelanggan, agen terkait dan bahkan kompetitor yang terbaik di bidangnya.

Download versi PDF

Sumber:

http://manajemenproyekindonesia.com/?p=1058, 07 Maret 2012.