Oursourching IT Project

Kelompok 4D
Candra Dw iAprida 5210105009 

EkoSiyamBudiyanto 5210105010

OUTSOURCHING IT
A.    DEFINISI

Proyek TI Outsourcing dapat didefinisikan sebagai pengalihan sebagian aktivitas dalam perusahaan dapat berupa barang da njasa, kepada perusahaan lain yang di dalamnya memiliki tiga komponen yaitu IT, komunikasi, dan struktur organisasi. IT Outsourcing adalah layana nterpadu yang ditujukan bagi perusahaan/organisasi/institusi lainnya dalam memenuhi kebutuhan dan pengelolaan sistem informasinya. Institusi partner mendapatkan support penuh dari perusahaan lain terhadap seluruh kebutuhan pendayagunaan Teknologi Informasi mulai dari Perencanaan dan Perancangan Sistem Informasi sampai dengan Implementasi dan Maintenance. 

Cakupan dukungan yang disediakan meliputi Hardware, Software/Aplikasi, Jaringan Internet, Jaringan Wireless, Jaringan Local, Web Design, Webbase Programming dan Web Hosting. [1]
Perlu diingat bahwa pekerjaan yang di-outsourching-kan adalah yang sifatnya mendukung proses bisnis utama, bukan main core perusahaan.
Pemanfaatannya di berbagai bidang antara lain untuk ha-hal di bawah ini:
•    JasaKeuangan – Standardisasi teknologi dan layanan perusahaan
•    Manufaktur – Memungkinka nstaf internal TI untuk fokus pada proyek-proyek strategis
•    Pemerintahan – Memungkinkan staf internal TI untuk fokus pada proyek-proyek strategis
•    Kesehatan – Pengurangan biaya
•    Retail – Efisiensi Operasional
•    Transportasi – Standarisasi teknologi perusahaan
•    Komunikasi – Memungkinkan staf internal TI untuk fokus pada proyek-proyek strategis
•    Energy – Pengurangan biaya

Keuntungan dengan melakukan IT Outsourcing:
•    Perusahaan dapat lebih fokus pada core business nya sendiri ,tanpa harus di repotkan dengan beragam permasalahan di bidang IT.
•    Solusi IT akan lebih tepat, lebih cepat dan lebih baik kalau di tangani oleh perusahaan yang fokusnya memang di bidang IT.
•    Perusahaan tidak perlu membayar extra cost untuk biaya kesehatan, bonus perusahaan dan tunjangan pegawai IT. Perusahaan hanya cukup bayar pake tlumsum kontrak IT Outsource.

B. Tantangan yang dihadapi dalam outsourching proyek TI
•    External
-    Acap kali kesulitan mencari vendor yang mampu memenuhi dan sesuai dengan keinginan perusahaan pemakai jasa TI, sehingga memerlukan kejelian lebih untuk memilih.
-    Prinsip outsourcing adalah “berbagi resiko” (sharing risk), sehingga tantangannya adalah menjaga agar informasi dan rahasia perusahaan tidak sampaibocor kepihak luar.
-    Untuk menjamin kelancaran outsourching, diperlukan agreement yang kuat.
•    Internal
-    Memastikan staf TI perusahaan mampu menyokong layanan utama seperti aplikasi internal dan layanan sekunder seperti internet atau TI pada umumnya sebagai pendukung operasional TI di dalam perusahaan, bahkan kadang-kadang perlu merkrut staff baru atau mendadakan training.
-    Menjamin ketersediaan dan kesiapan infrastruktur pendukung, hardware dan software.
-    Sulitnya memanage orang IT dengan tingkat turn over human resources IT yang tinggi .


C. ContohOutsourching TI
Proyek SPAN Departemen Keuangan. Dimana proyek ini tidak dikelola sendiri, tetapi diserahkan ke outsourcher.Dalam hal ini providernya adalah perusahaan korea, LG.
Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN) [2] sebagai suatu sistem berbasis teknolog iinformasi ditujukan untuk mendukung pencapaia nprinsip-prinsi pengelolaan anggaran tersebut. Seluruh proses yang terkait dengan pengelolaan anggaran yang meliputi penyusunan anggaran, manajemen dokumen anggaran, manajeme nkomitmen pengadaan barang dan jasa, manajemen pembayaran, manajemen penerimaan negara, manajemen kas dan pelaporan diintegrasikan ke dalam SPAN.
Perubahan yang paling mendasar yang diusung SPAN adalah otomasi proses bisnis yang dijalankan di Ditjen Anggaran dan Ditjen Perbendaharaan. Proses-proses yang sifatnya pengulangan (repetition) yang selama ini dilaksanakan secara manual akan diotomasi oleh sistem. Perubahan lainnya adalah:
•    penggunaan database tunggal yang sebelumnya berdiri sendiri-sendiri baik di tingka tpusat, unit vertikal maupun satuan kerja
•    perekaman data sekali yang sebelumnya dilaksanakan di setiap unit yang terkait, dan
•    pembakuan business rules untuk semua proses serta analisis.

D. Cara Mengelola Outsourching Proyek TI

-    Menentukan pengembang yang ditunjuk untuk membangun sistem informasi dengan hati-hati. Sebaiknya, pihakluar yang dipilih memang benar-benar telah berpengalaman.
-    Membuat kontrak yang kuat. Kontrak dimaksudkan sebagai pengika ttanggun gjawab dan dapat dijadikan sebagai pegangan dalam melanjutkan atau menghentikan proyek jika terjadi masalah selama masa pengembangan. Juga untuk memonitor pemanfaataan sumber daya waktu, biaya serta menjamin kualitas output sesuai yang diharapkan.
-    Merencanakan dan memonitor setiap langkah dalam pengembangan agar keberhasilan proyek benar-benar tercapai. Kontrol perlu diterapkan pada setiap aktivitas dengan maksud agar pemantauan dapat dilakukan dengan mudah.
-    Menjaga komunikasi yang efektif antara personil dalam perusahaan dengan pihak pengembang dengan tujuan agar tidak terjadi konflik atau hambatan selama proyek berlangsung.
-    Mengendalikan biaya dengan tepat dengan misalnya memperhatikan proporsi pembayaran berdasarkan persentasi tingkat penyelesaian proyek.

E.    Mengapa manajemen supplier dan subcontractor sangat penting dalamproyek TI
Dalam proyek TI yang memiliki skala besar, peranan supplier dan subcontractor sangat vital. Karena adalah hal yang sangat merepotkan jika General Contractor menangani dan menyediakan sedniri semua kebutuhan barangnya. Sehingga nantinya malah menurunkan tingkat efisiensi waktu dan biaya. Untuk menghindarinya hal-hal tersebut diserahkan kepada supplier dan subcontractor yang secara teknis memiliki keunggulan mutlak sesuai bidangnya masing-masing.
Subkontraktor biasanya disewa atau dipekerjakan oleh General Contractor (atau kontraktor utama) untuk melaksanakan tugas tertentu sebagai bagian dari seluruh proyek. Meski konsep umumnya subkontraktor bergerak di bidangpe kerjaa nbangunan dan teknik sipil, jangkauan pekerjaan subkontraktor sekarangini semakin meluas.Bahkan, mungkin sebagian besar subkontraktor sekarang ini bergerak di bidang teknologi informasi dan sektor informasi bisnis. Insentif penggunaan subkontraktor adalah untuk mengurangi biaya atau risiko proyek.Dengan cara ini, kontraktor umum menerima layanan yang sama atau lebih baik ketimbang yang disediakan oleh General Contractor sendiri.
Supplier dan subcontractor ini perlu dimanage dengan baik, baik untuk menjaga kualitas pasokan maupun ketersediaan barang dan tool yang diperlukan oleh perusahaan. Lebih dari itu, amatlah sulit untuk memilih dan menemukan supplier dan subcontractor yang sessuai dengan kebutuhan perusahaan, baik dari segi kebutuhan spesifikasinya, kualitas maupun biayanya.
sumber:
[1] Kunci Sukses Dan Kelemahan Pengembangan Sistem Informasi Secara Outsourcing Di Perusahaan, Paper Sim, 2010, Abel Gandhy.
[2] www.span.depkeu.go.id