Sekilas tentang Proyek Teknologi Informasi

A. Definisi Proyek

Menurut Kathy Schwalbe dalam bukunya Information Technology Project Management, proyek adalah usaha dalam waktu yang terbatas untuk mencapai tujuan /hasil tertentu (produk/jasa) atau hasil yang unik.

Kemudian Graham McLeod & Derek Smith dalam tulisannya yang berjudul Managing Information Technology Projects mendefnisikan proyek sebagai usaha terkoordinasi, menggunakan kombinasi manusia, teknik, administrasi dan keuangan, dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik dalam jangka waktu tertentu.

Proyek juga bisa diartikan sebagai aktifitas-aktifitas unik, kompleks, dan terkoneksi yang memiliki satu tujuan atau sasaran dan harus dilengkapi dengan waktu yang spesifik, sesuai dengan anggaran, waktu dan spesifikasi. Umumnya proyek melibatkan banyak orang seringkali dari berbagai bidang ilmu yang kegiatannya saling terkait

Oleh karena itu Proyek Teknologi Informasi sendiri bisa diartikan sebagai proyek yang berhubungan dengan Hardware, Software dan Jaringan.

B. Karakteristik Proyek:

• Mempunyai tujuan yang unik baik berupa barang, maupun jasa
• Setiap proyek harus mempunyai tujuan (objective) yang terdefinisi dengan baik.
• Bersifat sementara
• Dibangun berdasarkan progressive elaboration (bertahap dari start-finish)
• Membutuhkan sumber daya dari berbagai area
• Mempunyai pelanggan utama / sponsor proyek
• Bersifat uncertainty
• Memerlukan adanya tim dan koordinasi 

Note: Perbedaan Proyek dan Operasi

PROYEK	OPERASI
Temporary	Terus Menerus
Sekali	Berulang

 
C. Atribut Proyek [1]


1. Jangka Waktu 
Proyek hanya bersifat sementara, memiliki batas waktu awal dan berakhirnya suatu proyek.

2. Maksud
Suatu proyek seharusnya mempunyai sasaran yang tertentu (well defined objective). Hasil dari proyek memberikan produk, jasa dan outcome yang unik. Kegiatan proyek harus mencapai atau melebihi kebutuhan dan harapan dari stakeholders.

3. Kepemilikan
Proyek harus memberikan sesuatu yang bernilai ke individu atau kelompok yang akan menjadi pemilik dari proyek tersebut setelah proyek tersebut selesai. Untuk menentukan siapa yang akan menjadi pemilik atau bukan pemilik proyek tersebut tidak selalu mudah. Misalnya: berbagai kelompok yang berbeda akan berjuang untuk dapat ditentukan siapa yang akan memiliki atau bukan pemilik dari sistem, data, dukungan dan biaya akhir dari implementasi dan perawatan (maintaining) sistemnya

Meskipun suatu proyek mempunyai banyak stakeholders (misalnya, orang-orang atau kelompok, yang mempunyai pamrih atau vested interest pada outcome dari proyeknya). Suatu proyek seharusnya mempunyai sponsor tertentu yang jelas. Sponsor mungkin adalah end user, konsumen atau klien yang mempunyai kemampuan dan keinginan untuk memberikan arahan, biaya dan sumberdaya lainnya ke proyek.
Suatu proyek seharusnya mempunyai konsumen atau sponsor utama. Kebanyakan proyek mempunyai banyak perusahaan lain yang tertarik dan juga stakeholders, tetapi harus ada seseorang yang menjadi sponsor utama. Sponsor utama biasanya memberikan arahan dan pembiayaan untuk proyek

4. Sumber Daya


Suatu proyek memerlukan sumberdaya: waktu, uang, orang dan teknologi yang seringkali dari berbagai area. Perusahaan akan melakukan kontrak dengan konsultan untuk mendapatkan masukan (input). Sumberdaya memberikan arti untuk pencapaian tujuan proyek dan juga bertindak sebagai hambatan. Misalnya: Lingkup proyek, atau kerja yang harus diselesaikan, ditentukan secara langsung oleh tujuan proyek, Jadi apabila kita tahu apa yang harus diselesaikan, maka kita akan bisa menggambarkan bagaimana penyelesaiannya.
Apabila sponsor proyek meminta penambahan sesuatu hal (feature) ke sistem, bagaimanapun permintaan tersebut diragukan apakah akan memerlukan sumberdaya tambahan dalam bentuk kerja tambahan dari bagian yang ada di tim proyek. Penggunaan sumberdaya proyek mempunyai biaya yang berhubungan atau harus dimasukkan ke dalam keseluruhan biaya dari proyek.   
Kadang-kadang orang dari luar perusahaan seperti dari pemasok dan perusahaan konsultanlah yang akan menjadi sumberdaya guna memenuhi sasaran proyek.

5. Peranan, Resiko dan Asumsi
Proyek TI memerlukan individual yang berbeda-beda dengan berbagai rangkaian keterampilan. Meskipun keterampilan ini berbeda-beda pada proyek yang berbeda-beda, suatu proyek khusus seharusnya memasukkan hal-hal tersebut di bawah ini:

• Manajer Proyek
• Sponsor Proyek
• Pakar pada Materinya (Subject Matter Expert(s)- SME
• Pakar Teknis (Technical Expert(s)

Semua proyek mempunyai elemen resiko dan beberapa proyek lebih beresiko daripada yang lainnya. Resiko muncul dari banyak sumber, baik internal maupun eksternal dari tim proyek.
Misalnya resiko internal dapat dtimbul dari proses estimasi atau dari fakta bahwa seorang anggota kunci tim proyek tadi dapat keluar atau meninggalkan proyek pada pertengahan proyek.
Resiko eksternal pada sisi lainnya dapat timbul dari ketergantungan pada kontraktor atau vendor lainnya.
Asumsi adalah apa yang biasanya kita asumsikan pada lingkup, jadwal, dan anggaran serta mengkaji resiko dari proyek. Banyak variable yang tidak diketahui yang berhubungan dengan proyek dan perlu untuk mengidentifikasi dan membuat dokumen (explicit) semua resiko dan asumsi yang dapat memberi dampak pada proyek TI.

6. Tugas Saling Ketergantungan
Kerja proyek memerlukan banyak tugas yang saling tergantung. Misalnya suatu jaringan tidak dapat di-install sampai perangkat kerasnya dikirim, atau kebutuhan tertentu tidak dapat digabungkan ke dalam desain sampai user kuncinya diwawancara. Kadang-kadang penundaan dari satu tugas dapat berdampak pada tugas berikutnya yang mandiri. Jadwal proyek mungkin tergelincir, dan proyeknya mungkin tidak mencapai batas waktu (deadline) yang direncanakan

7. Perubahan Organisasi
Proyek direncanakan bagi perubahan organisasi. Perubahan harus dipahami dan dikelola karena implementasi proyek TI akan merubah cara orang-orang tersebut bekerja. Oleh karena itu perlawanan yang potensial terjadi/ada, dan suatu sistem yang secara teknis sukses dapat berakhir menjadi kegagalan organisasi

8. Pengoperasian Yang Lebih Besar daripada Proyek Itu Sendiri
Organisasi memilih proyek untuk sejumlah alasan dan proyek yang dipilih dapat berdampak pada organisasinya (Laudon and Laudon 1996). Sangat penting bahwa manajer proyek dan tim memahami budaya, lingkungan, politik, dan sejenisnya dari perusahaan.
Variable dari organisasi akan mempengaruhi seleksi dari proyek, infrastruktur TI dan peranan TI di dalam organisasi. Misalnya perusahaan/pabrik kecil yang dimiliki oleh keluarga mempunyai budaya, strategi dan struktur perusahaan yang sangat berbeda daripada perusahaan yang electronic commerce yang baru mulai (strat-up electronic commerce company).Sebagai hasilnya proyek yang diseleksi, infrastruktur teknis dan peranan TInya untuk setiap organisasi akan berbeda.
Tim proyek seharusnya memahami baik variabel teknis maupun organisasi sehingga proyek dapat diluruskan secara tepat dengan struktur dan strategi organisasi. Lebih lagi, pemahaman variabel organisasi dapat menolong tim proyek memahami iklim politik di dalam organisasi dan mengidentifikasi resiko yang potensial dan issues yang dapat merintangi proyek tadi

***

[1]  Slide PPT Bahan Ajar MPTI 2011, Jurusan Sistem Informasi  ITS Sepuluh November Surabaya

D. Tipe Proyek TI

1. Software Development

Pengembangan perangkat lunak (juga dikenal sebagai pengembangan aplikasi, desain perangkat lunak, perangkat lunak perancangan, pengembangan perangkat lunak aplikasi, pengembangan aplikasi enterprise, atau platform pengembangan adalah pengembangan produk perangkat lunak. Istilah "pengembangan perangkat lunak" dapat digunakan untuk merujuk pada aktivitas pemrograman komputer, yang adalah proses menulis dan memelihara kode sumber, tetapi dalam arti luas istilah itu mencakup semua yang terlibat antara konsepsi yang diinginkan perangkat lunak melalui manifestasi akhir dari perangkat lunak, idealnya dalam proses terencana dan terstruktur. Oleh karena itu, pengembangan perangkat lunak dapat meliputi penelitian, pengembangan baru, prototipe, modifikasi, menggunakan kembali, re-engineering, pemeliharaan, atau kegiatan lain yang menghasilkan dalam produk perangkat lunak.

Perangkat lunak dapat dikembangkan untuk berbagai tujuan, tiga yang paling umum adalah untuk memenuhi kebutuhan spesifik dari bisnis klien / spesifik (terjadi dengan perangkat lunak kustom), untuk memenuhi kebutuhan yang dirasakan dari beberapa set pengguna potensial (kasus dengan komersial dan open source software), atau untuk penggunaan pribadi (misalnya seorang ilmuwan dapat menulis perangkat lunak untuk mengotomatisasi tugas duniawi). Pengembangan perangkat lunak tertanam, yaitu, pengembangan perangkat lunak tertanam seperti yang digunakan untuk mengendalikan produk konsumen, membutuhkan proses pembangunan untuk diintegrasikan dengan pengembangan produk fisik terkontrol.

Kebutuhan untuk kontrol kualitas yang lebih baik dari proses pengembangan perangkat lunak telah melahirkan disiplin rekayasa perangkat lunak, yang bertujuan untuk menerapkan pendekatan sistematis dicontohkan dalam paradigma rekayasa untuk proses pengembangan perangkat lunak.

2.Package Implementation

Di bawah Implementasi paket yang dilakukan dalam analisis mendalam dari kebutuhan klien dan mendukung produk vendori, solusi yang terbaik dilengkapi dengan kebutuhan bisnis .

3. System Enhancement

 Dalam sebuah produk teknologi informasi, perangkat tambahan adalah perbaikan penting untuk produk sebagai bagian dari versi baru itu. Istilah ini juga kadang digunakan untuk membedakan perbaikan (peningkatan) dari beberapa kapabilitas produk yang ada dari kemampuan yang sama sekali baru.

4. Consulting and Business Analysis Assignment

adalah disiplin ilmu untuk mengidentifikasi kebutuhan bisnis dan menentukan solusi untuk masalah bisnis. Solusi sering termasuk komponen sistem pembangunan, tetapi juga dapat terdiri dari perbaikan proses, perubahan organisasi atau perencanaan strategis dan pengembangan kebijakan. 

5. System Migration

Migrasi sistem melibatkan pergerakan satu set instruksi atau program, misalnya, PLC (programmable logic controller) program, dari satu platform yang lain, meminimalkan rekayasa ulang. Migrasi dari sistem juga dapat melibatkan downtime, sementara sistem lama diganti dengan yang baru.

Migrasi dapat dari komputer mainframe ke sistem yang lebih terbuka. Motivasi untuk ini bisa menjadi penghematan biaya. Migrasi dapat disederhanakan dengan alat yang secara otomatis dapat mengkonversi data dari satu bentuk ke bentuk lainnya. Ada juga alat untuk mengkonversi kode dari satu platform yang lain akan ter-compile atau ditafsirkan. Sebuah alternatif untuk mengubah kode adalah penggunaan perangkat lunak yang dapat menjalankan kode dari sistem lama pada sistem baru. Contohnya adalah Oracle Application Workbench Rehosting Tuxedo dan produk untuk 4GL LINC.
 

6. Infrastructure Implementation

pengertian proyek infrastruktur adalah suatu upaya untuk mencapai suatu hasil dalam bentuk bangunan atau infrastruktur. Bangunan ini pada umumnya mencakup pekerjaan pokok yang termasuk di dalamnya bidang teknik sipil dan arsitektur, juga tidak jarang melibatkan disiplin lain seperti teknik industri, teknik mesin, elektro dan sebagainya.

7. Outsourching Project

Proyek TI Outsourcing dapat didefinisikan sebagai pengalihan sebagian aktivitas dalam perusahaan dapat berupa barang da njasa, kepada perusahaan lain yang di dalamnya memiliki tiga komponen yaitu IT, komunikasi, dan struktur organisasi. IT Outsourcing adalah layana nterpadu yang ditujukan bagi perusahaan/organisasi/institusi lainnya dalam memenuhi kebutuhan dan pengelolaan sistem informasinya. Institusi partner mendapatkan support penuh dari perusahaan lain terhadap seluruh kebutuhan pendayagunaan Teknologi Informasi mulai dari Perencanaan dan Perancangan Sistem Informasi sampai dengan Implementasi dan Maintenance.
Cakupan dukungan yang disediakan meliputi Hardware, Software/Aplikasi, Jaringan Internet, Jaringan Wireless, Jaringan Local, Web Design, Webbase Programming dan Web Hosting
Perlu diingat bahwa pekerjaan yang di-outsourching-kan adalah yang sifatnya mendukung proses bisnis utama, bukan main core perusahaan.

8. Disaster Recovery

tujuannya adalah Meminimalkan efek bencana dan memastikan bahwa organisasi agar dapat mempertahankan dengan baik dan cepat serta mengembalikan fungsi kritis TI, termasuk memberikan akses ke data dan aplikasi. Yang diupayakan adalah  

• Mengurangi biaya operasi dan meningkatkan operasional dan pengelolaan dari, ketersediaan cadangan data, dan lingkungan clustering dengan alat yang bekerja sama di semua platform dan menyediakan manajemen dari konsol tunggal
• Mengurangi biaya hardware melalui server meningkat dan pemanfaatan penyimpanan, reduplikasi, dan tiering penyimpanan
• Mengurangi biaya operasi dengan standarisasi pada solusi kesinambungan bisnis tunggal untuk memberikan metodologi pemulihan konsisten di orang, proses, dan teknologi

9. Smaller IS Projects

Adalah proyek-proyek IT lainnya yang memiliki skalabilitas kecil yaitu jenis khusus dari manajemen proyek  proyek. skala kecil. Proyek ini ditandai oleh faktor-faktor seperti durasi pendek; jam orang rendah; tim kecil, ukuran anggaran dan keseimbangan antara waktu berkomitmen untuk memberikan proyek itu sendiri dan waktu yang berkomitmen untuk mengelola proyek. Mereka dinyatakan unik, waktu digambarkan dan membutuhkan pengiriman output akhir dengan cara yang sama sebagai proyek skala besar.