Manajemen Proyek Teknologi Informasi

A. Definisi
Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, tool dan teknik pada aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan klien/stakeholder dan mencapai sasaran proyek


B. Sasaran
1. Scope (Ruang Lingkup)
Menurut Imelda Atastina, Ruang Lingkup Proyek adalah acuan semua pekerjaan yang termasuk harus dikerjakan dalam rangka menghasilkan produk proyek, beserta proses-proses yang dilakukan untuk membuat produk yang dimaksud.
Ruang Lingkup/ Batasan Proyek mendefinisikan apa yang akan dikerjakan atau apa yang tidak akan dikerjakan dalam proyek

2. Time (Waktu)
Suatu proyek ditentukan berdasarkan sasaran waktu yang ditetapkan untuk dapat menyelesaikan semua pekerjaan sebagaimana telah di-state dalam ruang lingkup.

3. Cost (Biaya)
Sasaran biaya yang dimaksud adalah mengupayakan untuk dapat mencapai semua hal yang ada dalam ruang lingkup, dalam rentang waktu yang ditetapkan, dicapai dengan biaya yang telah ditetapkan, agar tidak terjadi overbudget

4. Quality (Kualitas)


C. Batasan

1. Scope Goal
2. Time Goal
3. Cost Goal

Note:
- Quality Goal tidak termasuk dalam batasan, karena penilaian tentang kualitas ini sifatnya sangat subjektif, tergantung pada masing-masing individu.
- Lebih jauh karena biasanya, kualitas suatu proyek sangat tergantung dan ditentukan oleh scope, time dan cost goal, sehingga tidak perlu di-state tersendiri sebagai suatu batasan.
- Kita tidak mungkin membatasi kualitas yang dihasilkan dari suatu proyek, semakin bagus semakin baik, tetapi tidak ada parameter tunggal yang tepat dan pas untuk mendefinisikan batasan "kualitas" tersebut.

D. Trace Off Manajemen Proyek

E. Strategi Bisnis dan Proyek

F. Perbedaan Manajemen Portfolio dan Manajemen Proyek
Di dalam manajemen portfolio, dimungkinkan beberapa proyek yang berjalan didalamnya tidak mendukung satu tujuan yang sama, akan tetapi setiap proyek dapat saja berusaha mencapai tujuannya  masing-masing.
Sedangkan di dalam manajemen Proyek, setiap proyek-proyek yang ada didalam proyek besarnya, support pada upaya pencapaian tujuan yang sama.

G. Pengetahuan dan Keterampilan Yang Harus dimiliki oleh Manager Proyek
Untuk menjadi manajer yang kompeten, banyak skill dan pengetahuan yang harus dikuasai manajer guna mendukung pencapaian kinerja, antara lain:
1. Leadership
2. Human Relation Skills
3. Negosiasi dan manajemen konflik
4. Problem solving
5. Project Management Knowledge
6. Pengetahuan lain seperti: keuangan, akuntansi, sales, marketing, produksi, logistik, rencana strategis, rencana taktis, teknologi Informasi dan lain-lain.

H. Masalah Utama dalam Proyek dan Cara Mengatasinya
Masalah terbesar yang dihadapi di dalam manajemen proyek berkisar pada efisiensi penggunaan sumber daya yang ada yaitu waktu dan biaya. Utamanya adalah masalah waktu, jika waktu penyelesaian proyek melewati deadline yang telah ditetapkan (overtime), maka efisiensi sumber daya menurun dan meningkatkan biaya melebihi alokasi yang ditetapkan sebelumnya (overcost). Kedua hal ini harus bisa dimanage dengan baik.


Masalah-masalah tersebut biasanya disebabkan karena adanya konflik yang berkembang, baik konflik lingkungan, konflik manajemen maupun konflik teknologi yang antara lain adalah sebagai berikut::
1. Kontrak Proyek Yang Lemah (Weak Project Definition)
Hal yang mungkin terjadi adalah scope, cost dan time tidak terdefinisi dengan jelas, juga bagaimana hak dan tanggung jawab masing-masing pihak yang terlibat, indikator output, upah dan sewa, term and condition kemungkinan tidak terdefinisi secara baik, sehingga tidak ada patokan yang benar-benar jelas sebagai frame worknya.
2. Perubahan Ruang Lingkup/Tujuan (Change in scope/Aim)
Ini sama artinya dengan kita membongkar pasang bagian proyek yang sedang berjalan, di samping menyulitkan pengembang, ini juga pemborosan waktu dan biaya
3. Campur Tangan Pemerintah
Misalnya proyek tersebut tidak sejalan dengan kebijakan pemerintah, sehingga harus diadakan penyesuaian-penyesuaian di beberapa atau bahkan seluruh proyek.
4. Perubahan Teknologi
Misalnya saja, ditengah-tengah penyelesaian pekerjaan proyek ditemukan adanya hal-hal baru yang menuntut ditinggalkan teknologi yang saat ini digunakan dan mengharuskan penggunaan teknologi baru, misalnya menyangkut keselamatan pekerja dan keberlangsungan proyek di masa datang.
5.  Inflasi
Terjadinya inflasi menyebabkan naiknya harga-harga barang, sehingga meningkatkan cost yang harus dikeluarkan melebihi alokasi semula.

Cara untuk mengurangi kemungkinan-kemungkinan masalah tersebut:
1. Mengurangi tingkat kompleksitas proyek
2. Mengurangi tingkat ketidakpastian yang terkandung dalam proyek

Hal-hal yang dapat ditempuh antara lain, sebelum dan selama proyek berlangsung:
1. Membuat kontrak proyek yang baik
2. memberikan prosiding yang memadai
3. Menyusun rencana serealistis mungkin
4. mencari dan mengumpulkan  informasi yang diperlukan untuk kontrol
5.  Selalu mengevaluasi pemanfaataan waktu, lokasi dan biaya

I. Faktor Pendukung Keberhasilan Proyek
1. Dukungan eksekutif
2. Keterlibatan Para Pihak Terkait
3. Pengalaman manajer
4. Tujuan yang didefinisikan dengan jelas
5. Ruang Lingkup Proyeknya sempit
6. Penggunaan Software Standar
7. Metodologi Yang Tepat
8. Estimasi yang sesuai dan akurat
9. Milestones, planning yang baik dan staff yang kompeten serta sense of belonging dari pihak terkait dengan proyek.

J. Tantangan Manajemen Proyek
1. Proyek biasanya memiliki tingkat kompleksitas yang tinggi
2. Kebutuhan customer yang spesifik dan sulit dipenuhi, harus benar-benar customized
3. Adanya reorganisasi, misal pergantian manajer proyek
4. Proyek memiliki resiko yang tinggi
5. Adanya perubahan teknologi
6. Sulitnya perencanaan dan ketidaktetapan harga di masa yang akan datang