Kuliah Tamu Manajemen Proyek TI Jurusan Sistem informasi
Kamis, 23 Februari 2012
Oleh Tri Joko Wahyu Adi, PhD
==========================================================================
Definisi Proyek
Proyek adalah suatu kegiatan yang:- sifatnya sementara
- dikerjakan dalam batasan jangka waktu tertentu
- menggunakan sumber daya tertentu
- sasarannya telah ditetapkan dengan jelas
(Ir. Soeharto, 1999)
Tugas Manager Proyek
Untuk dapat menyelesaikan proyek dengan baik, sesuai dengan Constraint dan Area Keilmuan menurut PMBOK, seorang Manajer Proyek harus dapat menyeimbangkan hal-hal berikut ini:- Ruang Lingkup
- Anggaran
- Jadwal
- Sumber Daya
- Kualitas
- Resiko
TriangLe Constraint
Proyek bukanlah proyek ambisius yang selalu bisa dikerjakan dan hasilnya sempurnya. Keterbatasan sumber daya membatasi pencapaian suatu proyek hanya sampai pada level tertentu. Batasan-Batasan tersebut adalah:a. Time (Waktu)
b. Quality (Mutu)
c. Cost (Biaya)Filosofi dari triangle constraint ini adalah: jika kita menginginkan salah satu rate-nya tinggi sebagai tolok ukur keberhasilan, 2 constraint yang lain akan mengurangi "rating"nya. Misalnya:
- Jika kita ingin waktunya cepat selesai: Biaya nya jadi tidak disukai, karena menjadi biaya tinggi, Demikian juga kualitasnya sudah pasti turun.
- Jika Kita Ingin Biaya nya Murah: Kualitasnya pasti juga lebih buruk, dan waktunya bisa jadi malah tidak selesai.
- Jika kita ingin kualitasnya: Biayanya harus naik dan waktunya juga menyesuaikan.
Nah, tugas Manager adalah menyeimbangkan ketiganya untuk meraih hasil optimal.
Keseimbangan Knowledge:
Suatu proyek, apabila mengacu pada standar, hampir bisa dipastikan hasilnya adalah sukses. mengingat segala sesuatunya telah diperhitungkan dan ditentukan dengan ukuran-ukuran dan standard yang valid (Teknik). namun hal itu tidaklah selamanya benar, bahkan sudah hampir pasti salah, karena proyek, sudah pasti melibatkan banyak orang, dengan karakter masing-masing yang berbeda, dan harus bisa disatukan. Demikian juga faktor lingkungan sosial dan budaya dimana proyek itu berlangsung. Ada kalanya beberapa pihak, utamanya penduduk lokal "berharap" dilibatkan, padahal, jika mengacu pada aspek teknik, mereka acapkali tidak memenuhi kualifikasi. Akan tetapi fakta di lapangan acapkali "memaksa" para manajer ini harus sedikit mengabaikan "Technical Spesification" yang telah ditetapkan dan melibatkan mereka ini dalam proyeknya. Belum lagi Masalah keamanan dan lain-lainnya. Oleh karena itu, proyek harus memperhatikan 2 hal yang telah diuraikan tersebut di atas, yaitu:
- Technical Aspect
- Sociocultural Aspect
Berdasarkan PMBOK (Project Management Book of Knowledge), 2008: Project is temporary endeavor undertaken to create unique product or service
Note:
PMBOK atau yang memiliki judul lengkap A Guide to the Project
Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), adalah suatu buku yang
memuat himpunan istilah dan pedoman untuk manajemen proyek yang
diterbitkan oleh Project Management Institute (PMI). Edisi pertamanya
diterbitkan pada tahun 1996 dan edisi keempatnya pada 31 Desember 2008.
PMBOK membagi proyek menjadi 42 proses yang dikelompokkan ke dalam 5 kelompok proses dan 9 area pengetahuan.
Kelompok proses (process group) dalam PMBOK adalah sebagai berikut.
- Inisiasi
- Perencanaan
- Pelaksanaan
- Pemantauan dan pengendalian
- Penutupan
9 Area keilmuan Berdasarkan PMBOK
A. FRAME
1. Project Integration Management
Adalah bagian dari manajemen proyek yang mencakup proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan benar. Ini terdiri dari rencana pengembangan, pelaksanaan rencana proyek, dan kontrol perubahan yang terintegrasi.
B. CORE:
2. Project Scope
Sebuah ruang lingkup proyek adalah deskripsi singkat dari unsur-unsur sebuah proyek yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. ruang lingkup proyek harus menjelaskan konsep desain keseluruhan, fitur dari sumber daya dan aspek desain teknis. termasuk proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek mencakup semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya pekerjaan yang diperlukan, untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Ini terdiri dari inisiasi, perencanaan lingkup, definisi ruang lingkup, ruang lingkup verifikasi, dan kontrol perubahan lingkup
Meliputi:
- Scope Planning: apa saja yang akan dikerjakan
- Scope Definition: bagaimana cara mengerjakan dan bagaimana spesifikasi hasil pekerjaan yang disepakati
- Work Breakdown Structure: Memisahkan pekerjaan-pekerjaan menjadi sub sub pekerjaan atau bisa diartikan sebuah pengelompokan penyampaian berorientasi elemen proyek yang mengatur dan mendefinisikan ruang lingkup pekerjaan total proyek. Setiap tingkat turun merupakan definisi yang semakin rinci dari pekerjaan proyek
- Scope Verification: Memverifikasi semua yang ada di panning dan scope definition telah sesuai dengan kebutuhan order
- Scope Control [biasanya untuk mengakomodasi perubahan order]
3. Project Time
Sebuah subset dari manajemen proyek yang mencakup proses yang diperlukan untuk memastikan penyelesaian tepat waktu proyek. Ini terdiri dari definisi kegiatan, urutan aktivitas, Penaksiran aktivitas durasi, jadwal pembangunan, dan kontrol jadwal.. Biasanya meliputi:
- Activity Definition. Kegiatan apa saja yang akan dilakukan.
- Activity Sequencing. menentukan urutan pekerjaan yang akan diselesaikan dari awal sampai akhir.
- Resources Estimating: resources yang saat ini tersedia, kapan akan habis dan kapan harus mengadakan yang baru untuk menunjang keberlangsungan proyek
- Duration: Berapa Lama waktu keseluruhan yang diperlukan
- Schedule Development and Control: kemajuan proyek, setiap saat harus dikontrol agar sesuai dengan jadwal deadline proyek yang ditetapkan sebelumnya.
4. Project Cost
Biaya yang dialokasikan dan direncakan untuk mengerjakan suatu proyek. Meliputi:
- Cost Estimating: memperkirakan biaya keseluruhan proyek
- Cost Budgetting: menyusun rencana Anggaran Proyek
- Cost Controlling: melakukan pengawasan terhadap penggunaan dana/biaya. dapat dilakukan denga membuat kinerja biaya dan melakukan kontrol terhadap kinerja biaya.
Estimasi Biaya Proyek:
Pendanaan Proyek.
- Sumber dana proyek dapat berasal dari:
- APBN/APBD
- Swasta
- Kerjasama Pemerintah dan Swasta
5. Project Quality
Adalah hasil dari proyek, menentukan bagaimana kriteria-kriteria yang ada digunakan sebagai tolok ukur kualitas suatu proyek. bahwa hasil dari proses akan memuaskan dan sesuai dengan yang diharapkan
Meliputi:
- Quality Planning: Time, cost, product defect, design/contract, supply chain, dll
- Quality Assurance: memastikan bahwa jika suatu proyek dikerjakan sesuai dengan seharusnya, maka hasilnya adalah sebagaimana yang diharapkan dan ditetapkan.
- Quality Control: Menilai hasil Quality Assurance, apakah hasilnya sesuai dengan yang semestinya ataukah tidak.
C. SUPPORT:
6. Human Resources Management
Manajemen sumber daya manusia adalah pengelolaan tenaga kerja proyek, atau sumber daya manusia. Hal ini bertanggung jawab untuk daya tarik, seleksi, pelatihan, penilaian, dan bermanfaat karyawan, sementara juga mengawasi kepemimpinan organisasi dan budaya, dan memastikan kepatuhan dengan pekerjaan dan kontrak kerja sama. di sini tercakup identifikasi peran, tanggung jawab, akuntabilitas, keahlian, otoritas stakeholder dan deskripsi strategi relatif terhadap inisiatif pembangunan tim dan kemitraan
7. Communication Management
Adalah bagaimana menjalin komunikasi yang baik, baik antarperusahaan, perusahaan dengan kontraktor, maupun antarstakeholder yang terlibat dalam proyek, agar tidak terjadi konflik. juga diartikan sebagai Identifikasi kebutuhan komunikasi proyek dan kendala dan deskripsi dari strategi untuk membangun jaringan yang sesuai dan mengelola koleksi informasi, distribusi, pelaporan kemajuan dan pencatatan
8. Risk Management
Manajemen risiko adalah proses sistematis untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan menanggapi risiko proyek. Ini termasuk memaksimalkan probabilitas dan konsekuensi kejadian positif dan meminimalkan probabilitas dan konsekuensi kejadian buruk untuk tujuan proyek. Ini mencakup proses perencanaan manajemen risiko, identifikasi risiko, analisis risiko kualitatif, analisis risiko kuantitatif, perencanaan risiko respon, dan pemantauan risiko dan kontrol..
Beberapa Risk Style:
- Risk Lover: menyukai resiko, karena beranggapan makin besar resiko, keuntungannya makin besar
- Risk Neutral: Ada atau tidak ada resiko, dianggap sama saja
- Risk Aver: Takut menghadapi resiko dan cenderung memilih alternatif lain yang tidak memiliki resiko atau yang resikonya sangat kecil
Response terhadap resiko, yang mungkin diambil:
- Avoid: Sedapat mungkin menghindari resiko yang ada
- Reduction: Melakukan upaya-upaya preventif untuk mengurangi resiko yang timbul
- Transfer: mentransfer resiko kepada pihak lain dengan memberikan kompensasi tertentu
- Acceptance: Adakalanya resiko tidak dapat dihindari, jadi harus diterima.
9. Procurement Management
Sebuah subset dari manajemen proyek yang mencakup proses yang diperlukan untuk memperoleh barang dan jasa untuk mencapai lingkup proyek dari luar organisasi. juga diartikan sebagai identifikasi berbagai jenis layanan kontrak (jasa profesional dan teknis, jasa arsitektur dan rekayasa dan konstruksi) dan komponen produk yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk akhir dari proyek dan deskripsi dari strategi untuk meminta, memperoleh dan mengkoordinasikan layanan tersebut dan komponen produk untuk memenuhi tujuan proyek
Jenis Kontrak:
- Proyek Lokal: belum terstandardisasi, masing-masing departemen memiliki template sendiri-sendiri
- Proyek Internasional: sudah tersstandardisasi sesuai negara masing-masing
sumber pendukung: Klik Di Sini