Suksesnya suatu proyek
dapat dinilai dari kesuksesan keseluruhan komponen dari sebuah system di dalam
proyek itu sendiri, terutama sistem manajemen. Hal ini dapat dilihat dari
system perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, arus informasi dan evaluasi
dalam proyek tersebut. Termasuk di dalamnya adalah faktor internal dan
eksternal yang harus align, karena dalam perspektif sistem lingkungan proyek adalah
sebuah organisasi. Oleh karena itu faktor internal dan eksternal organisasi
juga harus menjadi bagian dari fokus perhatian pihak manajemen.
Beberapa
alasan yang bisa dijadikan pertimbangan adalah sebagai berikut:
- Suatu proyek tidak dapat berjalan terisolasi dari lingkungannya.
- Proyek pada dasarnya beroperasi dalam konteks yang lebih luas dari pada proyek itu sendiri oleh karena itu sangat penting manajer proyek dan tim dalam organisasinya memahami budaya, lingkungan sosial dan politik dimana proyek tersebut berada.
- Untuk berhasil, manajemen proyek harus mampu berpikir holistik, yaitu melihat lingkungan dan proyek secara keseluruhan
- Proyek tersebut harus mampu mendukung kebutuhan bisnis
Pendekatan
Yang Digunakan
Dalam perspektif sistem, manajemen
proyek diperlukan sebuah pendekatan, baik pendekatan holistik maupun analitis,
karena dengan begitu diharapkan dapat membantu dalam menyelesaikan permasalahan
yang kompleks yang dihadapi dalam sebuah proyek.
a. Filosofi sistem (system philosophy)
Dalam konteks ini seorang manager harus
mampu memandang berbagai hal menjadi sebuah sistem, yaitu sebuah rangkaian dari
komponen-komponen yang saling berinteraksi saling ketergantungan dan saling
mendukung satu sama lain, di dalam suatu lingkungan sehingga proyek tersebut
dapat mencapai tujuan.
b. Analisis sistem (system analysis)
Dalam konteks pendekatan ini seorang
manager memerlukan pendekatan analitis dalam penyelesaian permasalahan. Manajer
harus kritis dan mampu melakukan analisis yang mendalam terkait dengan
permasalahan yang sedang dihadapi maupun yang kemungkinanan akan dihadapi dalam
proyek.
c. Manajemen sistem (system management)
Dalam pendekatan manajemen sistem
seorang manager harus mampu menghadapi tantangan dan permasalahan bisnis,
tekhnologi dan organisasi untuk dapat dilakukan penyesuaian atau perbaikan manajerial
dan proses bisnis yang ada agar dapat selalu align dengan tuntutan perubahan
dunia modern.
Three-Sphere
System Management
Di dalam manajemen sistem perlu
diperhatikan lingkup manajemen, dimana manajemen sistem memiliki 3 lingkup yaitu:
a. Bisnis (Business)
Adalah segala aspek bisnis yang
terlibat dan harus menjadi concern dari pihak manajemen proyek. Tidak bisa
disangkal bahwa di dalam semua proyek dan perusahaan aspek bisnis menjadi
alasan utama dikembangkannya segala jenis usaha. Intinya adalah mendapatkan
manfaat atau keuntungan atas usaha dan biaya yang telah dikeluarkan. Fokus
utamanya adalah benefit dan cost. Bagaimana proyek ini akan didanai, sumber
dananya dari mana, bagaimana alokasi pendanaannya, apakah dananya cukup
tersedia atau tidak, dan apakah manfaatnya akan sebanding dengan biaya yang
telah dikeluarkan. Juga memperhitungkan apakah ke depannya proyek ini worth
ataukah tidak.
b. Organisasi (Organization)
Aspek organisasi sangat perlu
diperhatikan, terkait dengan sumber daya manusia yang dimiliki dan diperlukan
untuk menjalankan proyek, dalam hal ini siapa saja yang akan menjalankan dan
mengelolah proyek ini hingga mencapai tujuan. Termasuk juga di dalamnya adalah
bagaimana kompetensi yang dimiliki para staff, apakah sudah memadai ataukah
masih harus dilalukan pendidikan dan pelatihan, siapa yang akan memberikan
pelatihan dan lain lain terkait kesiapan dukungan sumber daya manusia harus
diperhatikan dengan seksama.
Selanjutnya tentang kesiapam
perubahan pada sistem manajemen setiap anggota dalam organisasi itu sendiri juga
harus diperhatikan. Apakah semua komponen sudah siap untuk menerima perubahan?
Jika terjadi retensi oleh personal maupun kelompok, harus bisa di manage dengan
baik.
c. Teknologi (Technology)
Penggunaan teknologi saat ini dan
yang akan digunakan di masa datang sangat mempengaruhi fungsi manajemen sistem.
Sehingga spesifikasi dan model teknologi yang akan digunakan perlu diperhatikan
baik-baik. Kemungkinan yang dapat dipilih adalah mengganti dengan teknologi
baru, atau tetap dengan teknologi lama, karena dikhawatirkan perubahan
teknologi akan menghancurkan proses bisnis yang sudah running well, ataukah
cukup dengan membangun “bridge” agar teknologi lama kita bisa support dengan
rencana teknologi baru yang akan di deploy kelak dikemudian hari dengan berbagai
alasan. Pilihan kemungkinan ini harus dianalisis dengan baik, agar penggunaan
teknologi baru benar-benar memberikan dampak positif bagi perusahaan, mampu support
terhadap proses bisnis utama dan pendukungnya.
Download Versi PDF
